Zasady przetwarzania danych osobowych w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa 2014-2020

Nowe zasady przetwarzania danych osobowych w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa 2014-2020

W przetwarzanie danych osobowych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 (POPC 2014-2020) zaangażowane są podmioty, które pełnią rolę administratorów w rozumieniu RODO [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).]. Podmioty te podejmują decyzje dotyczące przetwarzanych danych osobowych, tj.: jakie dane osobowe, w jakim celu i w jaki sposób są przetwarzane. Każdy administrator samodzielnie odpowiada za ochronę danych osobowych oraz za informowanie osób, których dane dotyczą, i społeczeństwa o tym, w jaki sposób przetwarza dane osobowe.

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej – jako Instytucja Zarządzająca POPC 2014- 2020, pełni rolę administratora danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją POPC 2014-2020.

Ponadto Minister, jako jeden z beneficjentów projektów realizowanych ze środków pomocy technicznej w ramach POPC 2014-2020 jest administratorem danych osobowych, przetwarzanych w tym zakresie.

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej jest również administratorem danych zgromadzonych w zarządzanym przez niego Centralnym Systemie Teleinformatycznym wspierającym realizację POPC 2014-2020.

1. Cel przetwarzania danych osobowych

   Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w celu realizacji zadań przypisanych Instytucji Zarządzającej POPC 2014-2020 , w zakresie w jakim jest to niezbędne dla realizacji tego celu. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w szczególności w celach:

   1. udzielania wsparcia beneficjentom ubiegającym się o dofinansowanie i realizującym projekty,
   2. potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
   3. wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
   4. raportowania o nieprawidłowościach,
   5. ewaluacji,
   6. monitoringu,
   7. kontroli,
   8. audytu,
   9. sprawozdawczości oraz
   10. działań informacyjno-promocyjnych.
2. Podstawy prawne przetwarzania

   Przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją POPC 2014-2020 odbywa się zgodnie z RODO.

   Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na Ministrze Funduszy i Polityki Regionalnej – jako na Instytucji Zarządzającej – na podstawie przepisów prawa europejskiego i krajowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

   Obowiązki te wynikają m.in. z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz przepisów prawa europejskiego:

   1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
   2. rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.

   Podstawą przetwarzania danych osobowych przez Ministra są również:

   1. konieczność realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m. in. do danych osobowych osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, z którymi Minister zawarł umowy w celu realizacji POPC 2014-2020,
   2. wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Ministrowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m. in. do organizowanych przez Ministra konkursów i akcji promocyjnych dotyczących Programu,
   3. uzasadniony interes prawny Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m.in. do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją umów w ramach Funduszy Europejskich.

   W ramach POPC 2014-2020 w działaniu 3.1 – Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych przetwarzane są dane szczególnej kategorii (dane o niepełnosprawności). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit a RODO).

3. Rodzaje przetwarzanych danych

   Minister Funduszy i Polityki Regionalnej w celu realizacji POPC 2014-2020 przetwarza dane osobowe m. in.:

   1. pracowników, wolontariuszy, praktykantów i stażystów reprezentujących lub wykonujących zadania na rzecz podmiotów zaangażowanych w obsługę i realizację POPC 2014-2020,
   2. osób wskazanych do kontaktu, osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji oraz innych osób wykonujących zadania na rzecz wnioskodawców, beneficjentów i partnerów,
   3. uczestników szkoleń, konkursów, konferencji, komitetów monitorujących, grup roboczych, grup sterujących oraz spotkań informacyjnych lub promocyjnych organizowanych w ramach POPC 2014-2020,
   4. kandydatów na ekspertów oraz ekspertów zaangażowanych w proces wyboru projektów do dofinansowania lub wykonujących zadania związane z realizacją praw i obowiązków właściwych instytucji, wynikających z zawartych umów o dofinansowanie projektów,
   5. osób, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie, w tym w szczególności: personelu projektu, uczestników komisji przetargowych, oferentów i wykonawców zamówień publicznych, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

   Wśród rodzajów danych osobowych przetwarzanych przez Ministra można wymienić:

   1. dane identyfikacyjne, w szczególności: imię, nazwisko, miejsce zatrudnienia/formę prowadzenia działalności gospodarczej, stanowisko; w niektórych przypadkach także nr PESEL/NIP/REGON,
   2. dane dotyczące stosunku pracy, w szczególności otrzymywane wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy,
   3. dane kontaktowe, które obejmują w szczególności adres e-mail, nr telefonu, nr fax, adres do korespondencji,
   4. dane o charakterze finansowym, w szczególności nr rachunku bankowego, kwotę przyznanych środków, informacje dotyczące nieruchomości (nr działki, nr księgi wieczystej, nr przyłącza gazowego), kwotę wynagrodzenia,
   5. dane zbierane w celu realizacji obowiązków sprawozdawczych do których realizacji zobowiązane są państwa członkowskie, obejmujące w szczególności: płeć, wiek w chwili przystąpienia do projektu, wykształcenie, wykonywany zawód, narodowość, informacje o niepełnosprawności.

   Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację programów operacyjnych, w szczególności wnioskodawców, beneficjentów i partnerów.

   W przypadku, gdy dane pozyskiwanie są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych jest jednak równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań, np. ubiegania się o środki w ramach POPC 2014-2020.

4. Okres przechowywania danych

   Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w art. 140 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz jednocześnie przez czas nie krótszy niż 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach POPC 2014-2020 – z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

   W niektórych przypadkach, np. prowadzenia kontroli u Ministra przez organy Unii Europejskiej, okres ten może zostać wydłużony.

5. Odbiorcy danych

   Odbiorcami danych osobowych mogą być:

   • podmioty, którym Instytucja Zarządzająca POPC 2014-2020 powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu, w tym w szczególności Instytucja Pośrednicząca POPC, a także eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia i ewaluacje,
   • instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem POPC 2014- 2020,
   • podmioty świadczące na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą

   Osobom, których dane przetwarzane są w związku z realizacją POPC 2014-2020 przysługują następujące prawa:

   1. prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania

      Realizując te prawo, osoba której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z pytanie m.in. o to czy Minister przetwarza jej dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, jaki jest cel przetwarzania i jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane. W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, osoba, której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację,

   2. prawo usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 i 18 RODO

      Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO.

      Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.

      Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.

      Ograniczenie przetwarzania danych osobowych następuje także w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – do czasu rozpatrzenia przez Ministra tego sprzeciwu.

   3. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
   4. prawo do cofnięcia zgody, w każdym momencie – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (art. 9 ust. 2 lit a RODO). Cofnięcie zgody nie spowoduje, że dotychczasowe przetwarzanie danych zostanie uznane za niezgodne z prawem.
   5. prawo otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie, przenoszenia tych danych do innych administratorów lub żądania, o ile jest to technicznie możliwe, przesłania ich przez administratora innemu administratorowi – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda lub realizacja umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO). 6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja zadań publicznych administratora lub jego prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO). Wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych przez Ministra, chyba że wykaże on, istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

   Dane nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

8. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

   Minister Funduszy i Polityki Regionalnej ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.

   W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych MFiPR jest możliwy:

   • pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa,
   • pod adresem poczty elektronicznej: IOD@mfipr.gov.pl